Za korištenje stranih javnih isprava u međunarodnom pravnom prometu prethodno je potrebno provesti postupak njihove legalizacije, osim ako dvostranim i mnogostranim međunarodnim ugovorima nije utvrđeno drukčije. Postupku legalizacije podliježu i privatne isprave koje, nakon što su ovjerene pri nadležnom tijelu države u kojoj su sačinjene, dobivaju status javne isprave. Vrijedi naglasiti da se ovjeravanjem isprave potvrđuje vjerodostojnost pečata i potpisa službene osobe koji su stavljeni na ispravu, ali ne i njezin sadržaj.

Haška Konvencija o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava, od 5. listopada 1961. godine, pojednostavila je postupak legalizacije u odnosima između ugovornih stranaka, pa javna isprava podliježe jednom ovjeravanju nadležnog tijela države koja je ispravu izdala. Svaki općinski sud u Republici Hrvatskoj ovjerit će potvrdom “Apostille” jedino isprave što su ih izdala tijela koja imaju sjedište na području tog suda, a hrvatsko Ministarstvo pravosuđa isprave koje su izdala tijela na području bilo kojeg općinskog suda u Republici Hrvatskoj: u praksi, isprave u smislu naznačene Haške Konvencije potvrdom “Apostille” ovjeravaju u pravilu općinski sudovi.
Međutim, ako između Republike Hrvatske i druge države ne postoji dvostrani ili mnogostrani ugovor, koji ukida ili olakšava legalizaciju, potrebno je isprave legalizirati/nadovjeriti u postupku pune legalizacije, u kojem sudjeluje i Ministarstvo vanjskih poslova Republike Hrvatske.

Ministarstvo vanjskih poslova Republike Hrvatske - ali i hrvatske diplomatske misije i konzularni uredi u inozemstvu - ovlašteni su obavljati poslove legalizacije isprava u međunarodnom prometu (odnosno isprava izdanih u inozemstvu koje će se upotrijebiti u Republici Hrvatskoj i isprava izdanih u Republici Hrvatskoj koje će se upotrijebiti u inozemstvu), temeljem odredbi Zakona o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu (Narodne novine, br. 53/91).

LEGALIZACIJA/NADOVJERA JAVNIH ISPRAVA IZDANIH U REPUBLICI HRVATSKOJ RADI KORIŠTENJA U INOZEMSTVU

Javne isprave izdane u Republici Hrvatskoj, koje stranka namjerava koristiti u drugoj državi potrebno je legalizirati ako je prema propisima te države to potrebno, te ako u odnosima između Republike Hrvatske i druge države ne postoji posebni dvostrani ili mnogostrani ugovor koji ukida ili olakšava legalizaciju.
Potpis i pečat tijela, ili ustanove, koja je izdala ispravu treba najprije ovjeriti predsjednik općinskog suda u Hrvatskoj, nadležan za područje na kojem je sjedište izdavatelja isprave (kod tog suda potpisnici isprave moraju prethodno deponirati potpis i otisak pečata), a zatim, tu ispravu ovjeriti u nadležnim tijelima, sljedećim redoslijedom:

• u Ministarstvu pravosuđa Republike Hrvatske, Republike Austrije 14, 10000 Zagreb;
• u Ministarstvu vanjskih poslova Republike Hrvatske, Odjel za međunarodnopravnu pomoć i imovinskopravne poslove, Petretićev trg 2, 10000 Zagreb ( radnim danom od 9:00 – 12:00 i od 13:00 – 15:00 sati): za postupak legalizacije isprava pred Ministarstvom vanjskih poslova naplaćuje se upravna pristojba određena člankom 21., tar. br. 74c., Zakona o izmjenama i dopunama Zakona o upravnim pristojbama (Narodne novine, br. 163/03), u iznosu od 60,00 kuna za jednu ovjeru: iznos pristojbe do 100,00 kuna (jedna ovjera) potrebno je platiti u državnim biljezima, a iznos veći od 100,00 kuna uplatom na račun Državnog proračuna Republike Hrvatske broj: 1001005-1863000160, upisivanjem broja 24 (model) u prvu kućicu uplatnice, i upisivanjem u drugo polje uplatnice broja 5002: u slučaju kada je riječ o uplati hrvatskog državljanina, uz broj 5002 treba upisati i JMBG, a u slučaju kad predviđeni iznos uplaćuju stranac tada je iza broja 5002 potrebno upisati i broj 721;
• u stranoj diplomatskoj misiji ili konzularnom uredu u Republici Hrvatskoj države u kojoj se ta isprava namjerava koristiti.
  

Ako država, u kojoj stranka namjerava koristiti ispravu, nema diplomatsko predstavništvo u Republici Hrvatskoj, ispravu će, nakon što je ovjerena u Ministarstvu vanjskih poslova Republike Hrvatske, ovjeriti diplomatska misija Republike Hrvatske u državi u kojoj i ta država ima svoje diplomatsko predstavništvo, zatim ministarstvo vanjskih poslova države u kojoj obje države imaju diplomatsko predstavništvo, a na kraju je ovjerava diplomatsko predstavništvo države u kojoj će se isprava koristiti.

LEGALIZACIJA/NADOVJERA STRANIH JAVNIH ISPRAVA RADI KORIŠTENJA U REPUBLICI HRVATSKOJ

Javne isprave izdane u inozemstvu mogu se upotrijebiti u Republici Hrvatskoj (osim ako drukčije nije određeno dvostranim ili mnogostranim ugovorima) ako su legalizirane u skladu s propisima zemlje izdavanja i nadovjerene u hrvatskoj diplomatskoj misiji ili konzularnom uredu u toj državi (uz prijevod na hrvatski jezik), ili, ako se nakon legalizacije, u skladu s propisima države izdavanja, nadovjere u diplomatsko/konzularnom predstavništvu te države u Republici Hrvatskoj i legaliziraju (nadovjere) u Ministarstvu vanjskih poslova Republike Hrvatske. U slučaju da Republika Hrvatska nema diplomatsko/konzularno predstavništvo u državi izdavanja isprave, a niti ta država nema diplomatsko/konzularno predstavništvo u Republici Hrvatskoj, legalizacija (nadovjera) obavlja se u trećoj državi, u kojoj obje države imaju diplomatsko/konzularno predstavništvo i to na sljedeći način: nakon ovjere isprave od strane nadležnih tijela države u kojoj je izdana, ispravu nadovjerava njezino diplomatsko/konzularno predstavništvo u trećoj državi, zatim ministarstvo vanjskih poslova treće države i na kraju diplomatsko/konzularno predstavništvo Republike Hrvatske u toj trećoj državi.